フリーランスの方とメールをやり取りすることが多くあります。
中小企業で仕事をしていることもあり、外注するときに会社に依頼することが金額的に難しいというのがその理由です。どうしてもフリーランスの方が金額的には安くなるので。
そしてフリーランスの方とやり取りしていて、気になるのがメールのマナーです。マナーというよりは、メールの基本といってもいいでしょう。
もちろんちゃんとしたメールを書かれる方が大半なのですが、中にはちょっとびっくりするようなメールを書かれる方もおられます。
今回はフリーランスの方が抑えておくべきメールの基本について書いてみます。
メールの件名を書く
件名を空白のままメールを送られる方がおられました。送られたメールに返信しようとしたときに
Re:
になってしまったので、一瞬、目が点になりました。
メールの件名は必ず記載しましょう。件名はメールの内容が具体的に分かるものがベストです。
先日はありがとうございました
打ち合わせの資料を送付します
上記のような件名だと内容が分からない上に、下手をすると迷惑メールと受け取られる可能性もあるので、件名には自分の名前や案件名を入れると良いでしょう。
デザイナーの○○です。先日はありがとうございました
○○案件の打ち合わせの資料を送付します
上記のように名前や案件名が入っていれば、メールを受け取った側が安心して開くことができます。
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相手の宛名を書く
メールの本文に送り先に相手の宛名を書きましょう。
株式会社○○○○
○○様
会社名の下に名前を書くのが基本です。
部署名を入れる場合は、
株式会社○○○○
ゲーム開発部
○○様
のように会社名と相手の名前の間に入れると良いでしょう。
自分の名前を名乗る
メール本文に相手の宛名を書いて、誰宛のメールなのかを明確にしたあとに、自分の名前を名乗りましょう。
株式会社○○○○
○○様
フリーランスのデザイナーの○○です。
商号がある人は名前の前に商号を入れると良いでしょう。
これも基本的なことなのですが、忘れてしまっているのかメールだと名乗らない方が一定数存在します。
差出人情報を設定しておく
メールソフトで差出人情報を設定しておくことができます。
Windowsのメールソフト「ThunderBird」だと、メニューからツール→アカウント情報と選択して表示されるウィンドウで、名前のところで設定できます。
差出人情報を設定しておくことで、受け取った相手は「誰から送られたメールなのか」が判断できます。
メールアドレスに自分の名前が入っていない方は、必ず差出人情報を設定しておきましょう。
シグネチャに連絡先を記載しておく
メールの本文の最後には自分の住所や連絡先をまとめて記載しましょう。一般的的にシグネチャといわれます。
フリーランスの場合は以下の3点を書くと良いかと思います。
- 名前
- メールアドレス
- 電話番号
会社組織の場合はこれに加えて、住所やWebサイトのアドレスも記載すると良いでしょう。
まとめ ー メールの基本を抑えておこう
今回取り上げた内容は、メールを書く上での基本です。
先日、交流会で知り合ったフリーランスの方に、イラストを依頼しようとメールを送ったところ、
わかりました。○月○日の14時にそちらに行きます！
という返信が返ってきました。宛名も引用もなく、自分の名前の記載もなかったので、一瞬、誰からのメールなのか分かりませんでした。私自身が送ったメールへの返信だったので、何とか理解できたのですが・・・
おそらくショートメッセージのような感覚で利用されているのだと思いますが、メールの場合は、件名や宛名をきちんと書いた方が良いでしょう。
仕事で毎日3桁を超えるメールを受け取る人も居るので、誰からのメールなのかと件名は必ず書くほうが良いと思います。
自戒を込めつつ、今日はこの辺で。
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